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招待メールにiCalendar(ics)ファイルを添付する

アポイントを作成し、招待メールをゲストに送付する際、iCalendar(ics)ファイル(以下icsファイル)を添付することができます。

ファイル生成機能をONにするだけで自動的にicsファイルが招待メールに添付されるようになります。また、管理画面からアポイントごとにicsファイルを生成し、ダウンロードすることも可能です。

これにより、ゲストや担当者が外部のカレンダーサービスに簡単に予定を反映できるようになります。以下にicsファイルの生成の手順をご紹介します。

  1. icsファイルの生成の設定
  2. アポイントからicsファイルの生成
  3. 応接・会議室状況からicsファイルの生成
  4. icsファイルの利用

icsファイルの生成の設定

WEB管理画面にログイン後、黒帯のメインタイトルにある「設定」を選択し、灰色のサブタイトルの「企業設定」を選択します。
「iCalendar(ics)ファイルの生成」という項目がありますので、にします。
これにより、招待メールを送信する際、自動的にicsファイルが添付されます。

アポイントからicsファイルの生成

別途メールなどで使用したい場合、アポイント一覧画面の各アポイントの右横にカレンダーマークが表示されているので、このマークをクリックすればicsファイルがダウンロードできます。

アポイント一覧画面の各アポイントの右側にカレンダーマークが表示されている場合は、招待メールに自動的にicsファイルが添付されます。

応接・会議室状況からicsファイルの生成

また、応接・会議室状況画面からもicsファイルをダウンロードできます。各予定をクリックすると表示される下部にカレンダーマークが表示され、このマークをクリックすればicsファイルをダウンロードすることができます。

icsファイルの利用

生成されたicsファイルはGoogleカレンダーやOutlookカレンダーなどお使いのスケジュールツールに利用できます。

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