会議室の予約／利用状況を管理する

会議室管理機能を有効にすることで、会議室の重複登録の防止や自動予約キャンセルなど会議室の管理を行うことができます。さらにiPadアプリ ACALL MEETINGを活用することで、入退室の管理と記録や会議のファシリテーション機能を利用できます。

以下に会議室管理の概要をご紹介します。

この記事の目次

会議室管理機能の使用方法

管理画面にログイン後、黒帯のメインタイトルにある「設定」を選択し、グレーのサブタイトルにある「企業設定」を選択します。

追加機能「会議室管理」をにします。次に、更新するをクリックします。

会議室管理が有効になると、以下の変更が追加されます。

設定の中のメニューに「会議室管理」が追加されます。ドリンクオーダー機能、ステータス管理機能については別の記事で紹介します。

アポイント一覧画面で「来客（アポイント）」と「社内」を選択して予定を確認できるようになります。

アポイント、社内会議の作成時に、アジェンダを新たに追加できる様になります。ここで追加したアジェンダはACALL MEETINGで表示され、会議中にアジェンダの確認ができる様になります。

黒帯のメインタイトル「アポイント」の中に「応接・会議室状況」が表示されます。この画面から会議室の使用状況の確認や会議の予約をすることができます。

作成された各会議室の右側に「生成する」ボタンが表示され、ボタンを押すことでPINコードを生成することができます。このPINコードは、iPadアプリのACALL MEETINGで使用するものになります。

注1：ACALL MEETINGは別途iPadが必要になります。
注2：ACALL MEETINGの使用は任意で選択できます。

各会議室にACALL MEETINGをインストールした1台のiPadを置くことで、チェックイン／チェックアウトによる入退室管理やファシリテーション機能を利用することができます。

ACALL MEETINGを使用するには、App Storeからアプリをダウンロードする必要があります。詳しくは「ACALL MEETINGアプリのダウンロード」をご参照ください。

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