会議室の予約/利用状況を管理する

会議室管理機能を有効にすることで、会議室の重複登録の防止や自動予約キャンセルなど会議室の管理を行うことができます。以下に会議室管理の概要をご紹介します。

会議室管理機能の使用方法

管理画面にログイン後、メインタイトルにある「設定」を選択し、「企業設定」を選択します。

追加機能の中にある灰色のサブタイトル「会議室管理」をにします。次に、更新するをクリックします。

有効になるとそれぞれ以下の変更が追加されます。

  • 社内会議が追加される
    アポイント画面の表示にアポイント、社内会議が選択して確認できる様になります。
  • アポイント作成時にアジェンダ(議題)が追加される
    アポイント、社内会議の作成時に、アジェンダを新たに追加できる様になります。ここで追加したアジェンダは会議室アプリで表示され、会議中にアジェンダの確認ができる様になります。
  • アポイントメニューに応接・会議室状況が追加される
    アポイントの中に「応接・会議室状況」が表示されます。この画面から会議室の使用状況を確認できます。アポイント・社内会議を作成することもできます。
  • 会議室にPINコードを生成できる
    作成された各会議室の右側に「生成する」ボタンが表示され、ボタンを押すことでPINコードを生成することができます。このPINコードは、App StoreからダウンロードするACALL MEETINGアプリで使用するものになります。ACALL MEETINGを使用してより会議がスムーズに進行できるようになります。
注記1:ACALL MEETINGは別途iPadが必要になります。
注記2:ACALL MEETINGの使用は任意で選択できます。

応接・会議室状況について

黒帯の「アポイント」メニューの中にある「応接・会議室状況」で各会議室、備品の使用状況を確認することができます。会議室、備品は日付、用途、会議室ごとに絞り込みをすることでよりスムーズに会議室を確保することができます。以下では応接・会議室の機能について説明します。

  • アポイント、社内会議を作成する
    会議室と時間を決めて、セルをドラッグすることでアポイント、社内会議を作成することができます。セルを複数行に跨ることで、複数の会議室、備品を選択することができます。※用途が「来客」「社内」と異なる場合は同時選択できません。

    「アポイントを作成」を選択すると、アポイント作成画面が表示され登録すると「来客」という表示で会議室のセルにアポイント登録されます。
    作成されたアポイント、社内会議は閲覧ポリシーやプライベート設定によりアポイントが他人のアポイントの閲覧を制限することができます。「社内会議を作成」を選択すると、社内会議作成画面が表示され登録すると「社内」という表示で会議室のセルに社内会議が登録されます。
  • 会議室から絞り込みを行う
    画面上部にある「特定の会議室から」をクリックし、その下にある、セレクトボックスから会議室を選択することで、会議室の使用状況を確認することができます。
  • 日付から絞り込みを行う
    画面上部にある「特定の日時から」をクリックし、日付の横のカレンダーアイコンをクリックすることで特定の日付の会議室、備品の使用状況を確認することができます。また、「会議室・備品で絞込」のチェックボックスにチェックを入れることで、会議室、備品を選択し会議室を絞り込むことができます。

ACALL MEETINGについて

各会議室にACALL MEETINGをインストールした1台のiPadを置くことで、アジェンダや時間の管理をすることができ、スムーズな会議を行うことができます。

ACALL MEETINGを使用するには、App Storeからダウンロードする必要があります。詳しくは「ACALL MEETINGアプリのダウンロード」をご参照ください。

以下では応接・会議室の機能について説明していきます。

  • ACALL MEETINGの接続を行う
    ダウンロードしたACALL MEETINGアプリにPINコードを入力することで会議室との接続を行います。接続方法については、「ACALL MEETINGアプリのダウンロード」をご参照ください。
  • 会議室へ入室する
    PINコードが正常に読み込まれると本日の会議室予定が表示されます。
    下部にあるバーを「ENTER」方向にスワイプをして入室処理を行います。
注記:ACALL MEETINGを使用しており、10分経過しても会議室に入室されないと自動的にキャンセルされます。自動予約キャンセル時間の変更方法については、「自動予約キャンセルの時間設定」をご参照ください。
  • 会議中画面について
    会議中の画面になると、ゲストのこれまでの来訪情報などが表示されます。

    会議を始める前のゲストとの交流としてご活用ください。
    この表示はアジェンダ下のコメントアイコンをクリックすることで閉じることもできます。閉じると、本日の予定のタイトル、アジェンダ、会議終了までの残り時間が表示されます。
    各アジェンダの左側のチェックボックスをクリックして、終了のチェックをつけると自動的に次のアジェンダが一番上に表示されます。「残り時間」をクリックすると「経過時間」、「現在時刻」、「終了時刻」の順に表示を切り替えることができます。

    会議の時間が50%、70%、80%、90%と経過する毎にアラーム音を出します。
    会議の終了が近づくと「+」アイコンで15分間の延長ボタンが表示され、クリックすると15分会議の時間を延長することができ、最長2時間まで延長することができます。
    会議の延長は2回まで行うことができ、延長すると時間表示の周りに赤い円が表示されます。
    会議室に次の予定が入っており延長できない場合は、「!」アイコンで延長ボタンを押すことができません。
  • 会議室を退室する
    会議が終了し、退室する場合は、会議中の画面の下のバーを「EXIT」方向にスワイプします。
    閉じると、次の会議の予定のタイトル、会議時間、会議開始までの時間が表示されます。
    当日中に会議の予定が入っていない場合は、「本日の会議は全て終了しました」と表示されます。

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