GUILD Dogenzaka 会議室予約システム ご利用方法

会議室予約システムについて

会議室の予約システムは下記の方法で利用する事ができます。

初期設定

1. 管理画面にログインする

管理者の方は会議室の予約・管理システムをご利用される前にご自身のアカウントの変更登録が必要となります。

ご利用開始時に配布される「初期ログインID(メールアドレス)・パスワード、ホストコード一覧」を確認し、WEBブラウザ上の管理画面（https://admin.acall.jp）の
ログイン画面で入力し、ログインを行ってください。

2. ホスト（従業員）アカウントを新規登録する

管理者様は会議室予約システムを利用するホスト（従業員）の方のACALL mobile用アカウントの追加や離職者の方のアカウントの削除管理を行っていただきます。

ご入居時には、ホストのアカウントの追加をお願いいたします。

操作手順

① メインメニュー[ホスト]＞サブメニュー[ホスト]を選択し、[+ホストの追加]をクリック。

⚠ 名前に【削除禁止】と書かれているホスト(管理用アカウント)は編集・削除しないでください。

② 新規ホスト追加画面で[名前] [メールアドレス] [ホストコード^※1] [パスワード] [権限^※2]を設定する。

※1 「初期ログインID(メールアドレス)・パスワード、ホストコード一覧」参照
※2 従業員の方の権限は[一般]を選択　※ その他の項目は任意で変更

③ 最後に[保存]をクリックする。

以上でホストアカウントの追加は完了です。

ACALL mobile

1.ACALL mobileへログインする

お使いのスマートフォンにACALL mobileをインストールし、ログインをしてください。

ダウンロード済みの方は作業不要です。

iOS(iPhone)をご利用の方

Androidをご利用の方

ログイン手順

ACALL mobileインストール後のログイン方法はこちら

2.「今すぐ／もうすぐ利用」から予約する

「今すぐ利用可能」「もうすぐ利用可能」の欄に表示されている会議室を今すぐ、もしくは15分後、30分後から使用するための予約をします。
すぐに使える会議室を確保したいときには、この予約方法がおすすめです。

① 今すぐ使う会議室を選ぶ

スマートフォンアプリの左下「 予約」メニューを開く。

「今すぐ利用可能」または「もうすぐ利用可能」欄の会議室のいずれかをタップし、「今すぐ利用」または「–:–から利用可能」をタップする。

② 予約日時を選択する

「今すぐ」の場合はいつから予約するかを選択。予約時間を選択すると、即時に予約完了。参加ホストなどの会議の詳細を設定する場合は[続けて編集]をタップする。

③ 作成した会議の確認

ゲストや参加ホストなどの詳細を編集し、最後に右上の「保存」をタップする。作成が完了すると、「 マイページ」メニューで作成した予定が確認できる。

⚠[ミーティングタイトル]は会議室前端末に表示されます。

⚠[参加ゲスト]の追加は、あらかじめ管理画面でゲストの登録をしておく必要があります。

3.「日時指定」から予約する

日時指定して利用可能な会議室を絞り込み、予約状況画面から予約作成をします。
会議や来客の日時が確定しているときには、この予約方法がおすすめです。

① 絞り込み日時を入力する

スマートフォンアプリの左下「予約」メニューの画面左上「今すぐ利用」をタップし、絞り込みメニューを開く。

② 会議室を選択する

指定日時に空いている会議室の一覧から希望の会議室をタップする。その日の予約状況が表示されるので、利用する時間帯の「–:–まで利用可能です」をタップする。

③ 作成した会議の確認

時間や参加ホストなどの詳細を入力し、最後に右上の「作成」をタップすると予約が完了する。作成した予定は「マイページ」メニューで確認できる。

⚠[ミーティングタイトル]は会議室前端末に表示されます。

⚠[参加ゲスト]の追加は、あらかじめ管理画面でゲストの登録をしておく必要があります。

4.「予約状況」から予約する

各会議室の予約状況の確認と予約の作成をします。

利用したい会議室が決まっているときには、この予約方法がおすすめです。

① 会議室の予約状況を見る

スマートフォンアプリの左下「予約」メニューを開く。

希望の会議室をタップし、「予約状況」をタップする。

② 予約日時を選択する

カレンダーと日毎の予約状況が表示されるので、予約する時間帯の「–:–まで利用可能です」をタップ。時間や参加ホストなどの詳細を入力し、最後に右上の「作成」をタップ。

⚠[ミーティングタイトル]は会議室前端末に表示されます。

⚠[参加ゲスト]の追加は、あらかじめ管理画面でゲストの登録をしておく必要があります。

③ 作成した会議の確認

作成が完了すると、「マイページ」メニューで作成した
予定が確認できる。

5.予約をキャンセルする

「マイページ」では、自分が参加している会議が一覧されます。また、会議の詳細の編集や予約をキャンセルすることができます。

マイページからキャンセル

1. 作成が完了すると、「マイページ」メニューで作成した予定が確認できる。
2. 該当の予約 の「 」を開く。
3. 予約の詳細画面最下部にある「予約をキャンセル」をタップする。

予約状況からキャンセル

1. 該当の予約をしている会議室の「予約状況」を開く。
2. 該当の予約の「 」を開く
3. 予約の詳細画面最下部にある「予約をキャンセル」をタップする。

6. ホストコードについて

会議室にチェックイン（入室）時には、利用者確認のためにホストQRコードでの認証が必要になります。

画面下中央の「チェックイン」を選択すると、ホストごとに配布されたホストQRコードを表示します。

このコードはワンタイムQRコードであるため、表示するたびに異なるQRコードが生成されます。

チェックインの手順については次章「ACALL MEETING」にてご説明します。

注：QRコードでの認証についてはホストコードの認証を設定する必要があります。
設定についてはACALL MEETINGでホストコードの認証を必須にするをご覧ください。

ACALL MEETING

会議室を利用する

会議室の入退室は部屋前のiPadアプリ ACALL MEETINGで管理しています。ACALL mobileと併用してチェックイン／チェックアウトを行ってください。

待機中(会議5分以上前)

⚠ 開始5分前までは予約した会議を開始できません。

入室準備（会議5分前）

②開始5分前になると表示される「ENTER」スイッチを右へスワイプする。

認証

③ 予約者のお手元のACALL mobileにあるホストQRコードをカメラにかざし、認証を行う。

利用・退室

① 「EXIT」を左にスワイプして、再度QRコードをかざすと退室がされる。

⚠ 退室をしないと延長されますので、必ず退室処理を行ってください。

2. その場でiPadから予約をする場合

会議室が空いているときは、その場で予約してすぐにご利用いただけます。

予約

※ 画面右のタイムラインをタップすると、その日の予約状況を確認できます

① 予約したい会議室のiPadの[今すぐ予約する]ボタンをタップ。

②+ −ボタンをタップして利用時間を設定し、[ENTER]スイッチを右へスワイプ。

認証

③ 予約者のお手元のACALL mobileにあるホストQRコードをカメラにかざし、認証を行う。

利用・退室

① [EXIT]を左にスワイプして、再度QRコードをかざすと退室がされる。

⚠ 退室をしないと延長されますので、必ず退室処理を行ってください。

※「QRコード」は(株)デンソーウェーブの登録商標です。