ACALLの特長

ACALLには多くの特長があります。
機能的で柔軟な機能を組合せて、求める受付システムを構築しましょう。

受付メニュー設定機能

受付メニューが固定されていたら多様なシチュエーションに答えることができません。これからの多様性にフィットできるようメニューボタンを1個~6個まで作ることができ、名称も自由に変更できます。呼び出し時のアクションは9種類(アポイントコード入力、グループ選択、担当者検索、カスタム通知など)あり、自由に組み合わせることで御社にあったフローが簡単に管理画面から設定できます。

サイネージ機能

せっかく受付にiPadを設置するなら、自社のイメージ画像を使って受付画面をオシャレにデザインしたいはず。
設定のスクリーンセーバー画像をお客様のロゴやキャラクター、製品画像を挿入することにより、受付のスクリーンセーバーに反映され、サイネージ機能を持たせることが可能となります。

通知関連

これらの通知機能は、外部サービスを用いた場合でも反映することができます。SlackやChatWorkなどと連携することによりスマートな運用が可能となります。

メール通知機能

ホスト追加時にメールアドレスを登録することで、お客様が来訪した際、メールに通知が送られるようになります。PCやスマートフォン上でメール着信ONにしておくことで応対忘れを防ぐことができます。

再通知機能

通知を見逃してしまったということがないように、◯秒後に再度通知が送られる設定ができます。また、再通知の回数も設定することができます。

複数ホスト同時通知機能

「打ち合わせが長引きそうだから次のアポイントの通知を他の誰かにも送りたい」や「2人以上が出席から全員に通知を送りたい」など、アポイント先を複数にすることも可能。ホストを複数選択することで、全員に通知を送ることができます。

グループ通知

グループ単位で代表者を設定しておけば、お客様がグループ選択したときにグループ代表者へ通知が送られるようになります。グループ単位でメーリングリストを作ることでも同様の悩みを解消できます。

担当者通知

担当者の登録しているメールアドレス、携帯番号(SMS)、SNS IDに直接お客様通知を送ることができます。受付窓口を経由せずにダイレクトにお客様の応対が可能となります。

総合窓口通知

総合窓口としての担当者を登録しておくことができます。グループ通知、担当者通知以外のシチュエーションで総合窓口を設定しておくことで、お客様を混乱させることはありません。

入退館打刻機能

アポイント画面で入館、退館のボタンを押すことで入退館時刻を打刻することができ、お客様の動静をきちんと管理できます。

グループ設定機能

グループ、プロジェクト、法人などの単位でグルーピングすることができます。グループ単位で呼び出しを行いたいときに利用します。

ゲスト管理機能

ゲストの訪問回数、直近の訪問日、趣味嗜好(飲み物・趣味・出身地など)の情報を事前に把握し応対することで、打合わせのアイスブレクからクロージングまで、ゲストに合わせたおもてなしをすることができます。

インポート機能

ホスト/ゲスト/グループ情報などをCSVで一括インポートすることができます。ホストは追加したい人数のみ登録する「差分インポート」もできます。※事前にグループ登録をしていることが条件となります。

エクスポート機能

来訪履歴/ホスト/ゲスト/グループ情報などをCSVで一括出力し管理することができます。

アポイント管理機能

事前に取り決めた打ち合わせ情報を基にアポイントを作成します。お客様情報(会社名、氏名、メールアドレス)とアポイントの詳細(予定時刻、担当者、場所、テンプレート)を記入することでアポイント作成が完了となります。※ゲスト管理機能を利用することで、お客様情報を入力する手間が省けます。

来訪履歴管理機能

期間を指定しCSV出力を行うことで、お客様の日々の来訪履歴を管理することが可能となります。紙で来訪管理をされているプライバシーマーク取得業者様のデータ入力・管理の手間を削減できます。

二次元バーコード認証機能

二次元バーコードを使うことで、事前にアポイントを取得されたお客様のみ入館できるようになりますし、お客様にも個人情報(会社名・氏名)を入力頂く必要もなくなります。アポイント作成後に二次元バーコード付の招待メールを送信し、来訪時デバイスに二次元バーコードをかざずだけでスムーズな受付処理を行うことが可能となります。

SMS通知機能

「会社用携帯を支給しており、SMSで通知を受け取りたい」というお客様であれば、ホスト追加時に電話番号を登録することでお客様が来訪した際、SMSに通知が送られるようになります。

自動音声通知機能

「着信による確実な通知を受け取りたい」というお客様であれば、ホスト追加時に固定/携帯の電話番号を登録することでお客様が来訪した際、指定した電話番号に自動音声の着信が鳴るようになります。

Slack通知機能

「社内でSlackを使っているので、Slackに通知して欲しい」というお客様であればホスト追加時にSlackのユーザー名を登録することで、お客様が来訪した際Slackに通知が送られるようになります。

Chatwork通知機能

「社内でChatWorkを使っているのでChatWorkに通知して欲しい」というお客様であればホスト追加時にChatWork IDを登録することで、お客様が来訪した際ChatWorkに通知が送られるようになります。

Skype for Business通知機能

「社内でSkype for Businessを使っているので、Skype for Businessに通知して欲しい」というお客様であればホスト追加時にSlackのメールアドレスを登録することで、お客様が来訪した際Skype for Businessに通知が送られるようになります。

Googleカレンダー連携機能

Googleカレンダーと連携することで、リアルタイムにスケジュールを同期することが可能となり、二度手間を軽減、また入力漏れを未然に防ぎ業務負担を軽減します。また、Googleカレンダー上の会議室・備品情報を事前にインポートすることで、アポイント情報を作成する際に指定した会議室・備品を同時に予約することが可能となります。

Office365カレンダー連携機能

Office365カレンダーと連携することで、リアルタイムにスケジュールを同期することが可能となり、二度手間を軽減、また入力漏れを未然に防ぎ業務負担を軽減します。また、Office365カレンダー上の会議室・備品情報を事前にインポートすることで、アポイント情報を作成する際に指定した会議室・備品を同時に予約することが可能となります。

Facetime通話連携機能

お客様と映像もしくは音声を使って双方向通話をしたい場合にACALLがFaceTimeアプリを呼び出します。

多言語機能

デバイス・管理画面共に複数の言語に対応することができます。海外からのお客様がいらっしゃった際にもデバイス上で言語の設定変更が自由に可能なため、スムーズな受付処理を行うことができます。

メッセージボード機能

アポイント作成時にメッセージと画像を挿入し保存するだけで、お客様来訪時に挿入したおもてなしメッセージがデバイス上に表示され、おもてなしの気持ちを表現することが可能です。
「わざわざ◯◯からお越しいただきありがとうございます。1ヶ月ぶりですね、お待ちしておりました」といったおもてなしメッセージが表示できます。

入館証印刷機能

シールプリンターと連動させることで入館証を印刷することができるため、受付に入館証を渡す社員を用意する必要はなくなります。

訪問者情報入力機能

お客様に会社名、氏名を入力頂くフォームをご提供します。入力頂いたお客様のデータは、管理システムに自動的に記録されます。 来訪履歴管理をしっかり行いたい場合に有効です。

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