ACALL利用者インタビュー

オフィス移転をキッカケに受付システムが必要に

ー受付システムを導入いただくにあたって、どういったことがキッカケで検討されましたか？

オフィス移転がキッカケで検討したのですが、以前はそもそも内線電話さえありませんでした。すごく狭いオフィスでしたのでドアを開けたら必ず誰かが気づきますし、仮に気づかなくてもピンポンのボタンだけを用意しておけば、それを押した際の音を必ずだれかが拾える狭さだったので、受付の内線電話も受付システムも必要ありませんでした。

年始にこのオフィスに移転しまして、セキュリティーと利便性から「来客の方のエントランス」と「執務スペース」を完全に分けてしまったので、全く来客に気づけないという状況に初めて陥りました。そこでなにか置かなければと思い、検討を始めました。

以前のオフィスだと携帯を法人契約していて固定電話は引いていませんでした。今回はオフィスを構えて固定電話を引いたから受付に内線電話を置けばいいのではないかと当初は考えたのですが、すごく高くて。。。そこで受付システムを検討しようということになりました。ベンチャー企業だとiPadで受付をされている会社様も多かったので。

Slack文化にフィットする受付システムを探していた

ー実際に検討いただく際に、他の商品もご検討されましたか？

他社さんの事例を見ても自社開発されてる会社様も多かったので、まず、自社開発を考えました。ですが、オフィス移転自体が短期間で決めて動いていましたので、作るリソースを社内で確保することが難しくて。

ACALL以外のサービスもあったのですが、ちょうど検討しているときはBeta版の配信が終了していて、使える環境に先方がなかったので使えませんでした。

海外製のEnvoyも検討しました。もう1社、海外製の製品のトライアルをやりました。ただEnvoyだと、社内はSlackなどを使っているので英語表記でも構わないのですが、受付システムが全部英語だと問題で、日本語に対応しているシステムがいいなと。それから、受付をするというよりは入退館記録をとるような仕様になっていて、弊社はまだ入退館記録を使う規模ではないので必要はないかなと。また、必ずサインを書かなければいけないような機能もあって、ちょっとそこまでリッチな機能は今いらないなあと。いろいろ、検討していましたね。

また、Slackに連携できることが必須で、国内ではいろいろなiPadの受付システムがあると思うのですが、どこも内線電話への接続や、メールへの通知までしか対応していなくて。社内が基本Slack文化なので、Slackに通知できない限りはだれも気がづかないし、受付に気づいてもらうためだけにメールを見てもらうのもどうかなと考えておりまして、候補が絞られていました。ACALLはたまたま色々と検索をしている中で発見して、何回か来て頂きデモを触らして頂いて、これならニーズを満たすなと思って決定させて頂きました。

新しい受付システムに来訪者の方々からご好評の声

ー運用面で不安に思われた点はありましたか？

通知するチャンネルを分岐させるといいますか、この部署・この人に通知がきたら特定のチャンネルに通知が飛ぶようにしたいと考えてました。分けないで全員をACALLのチャンネルに入れるのはちょっと抵抗がありました。

あと、当時は担当者を選択したらCC通知する機能がなくて本人しか通知ができなかったので、それだと本人が通知に気づけない時もあるから微妙だよねという話がありまして。とかはありつつ、実際運用してみると意外とカバーできるなという感じですね。今は、どちらも解消して頂いたと思うんですけど。

現状は、来客受付担当メンバーが複数人いるんですけど、そのメンバーで常にこのチャンネルに意識をはっているので、意外と漏れなく運用できていますね。

それから再通知する機能ってあるじゃないですか。再通知になると、総合受付メンバー全員に通知が飛んでくるので、それで必ず対応できるから、お客様を長時間待たせるというのは今のところ起きてないですね。

ー社内、社外の方からはどのような評価を頂いてますか？

来て頂いた方の中で、まだ受付をiPadでされている会社様は少く、「これは新しいですね」というお言葉を頂き、ご好評頂いております。待たれている時間に触ってみている方もいらっしゃり、いろんな来客される方からご好評頂いてます。

時々、担当者選択があいうえお順ではないから、名前をなかなか探しにくいという声や、検索しようとした時にキーボード画面が出てくると思うのですが、それが結構打ちにくいという声を頂きます。iPadを触ったことがない方もいらっしゃるので、担当者を探すのが難しいという話は聞きますね。
（＊3月末に担当者選択画面の「あいうえお順」の検索に対応予定。）