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サイボウズガルーン スケジュールからイベントをACALLへ同期する

サイボウズガルーン スケジュールから予定を登録する際、事前に設定しておいたキーワードを「タイトル」項目で予定メニューを選択することで、アポイント情報をACALLに同期できるようになります。
これにより、ACALL管理画面からアポイントを作成する手間がなくなり、日頃から利用しているガルーンスケジュール(以下、ガルーン)でスケジュールの管理とアポイントコードの生成ができるため、業務負担を軽減できます。
以下にガルーンからアポイント情報をACALLへ同期する設定手順をご紹介します。

  1. 「外部カレンダーからアポイント作成」機能をONにする
  2. キーワードを設定する
  3. ガルーンで予定を登録する
  4. イベント備考欄からアポイントコードをダウンロードする
  5. アポイント情報がACALL管理画面に反映されたことを確認する
  6. 応接・会議室状況を確認する

「外部カレンダーからアポイント作成」機能をONにする

WEB管理画面にログイン後、黒帯のメインタイトルにある「設定」を選択し、灰色のサブタイトルの「企業設定」を選択します。次に追加機能の中にある「外部カレンダーからアポイント作成」をONにします。

キーワードを設定する

イベントの題名の先頭に設定するキーワードを入力し、最後に「更新する」をクリックします。

注記1:キーワードは何個でも設定できます。
注記2:プレミアムプラン・シェアオフィスプラン・エンタープライズプランの場合、来客・アポイント/社内会議と2種類設定頂けます。

次に、ガルーンのポータルにログインし、画面右上の歯車のメニューの中の「Garoonシステム管理」をクリックします。

タブメニューの「各アプリケーションの管理」のメニューの中の「スケジュール」をクリックし、「予定メニューの設定」をクリックします。

先ほど設定したキーワードを追加してください。

ガルーンで予定を登録する

次に、ガルーンポータルのスケジュールから予定を登録します。その際、以下のACALL指定書式に従って入力します。

注記:指定した予定メニューを選択せずに予定を登録した場合、ACALLには反映されません。

コメント欄からアポイントコードをダウンロードする

予定をクリックするとコメント欄に二次元バーコードをダウンロードするURLが表示されています。ダウンロード後、メール等でゲストに送信してください。

アポイント情報がACALL管理画面に反映されたことを確認する

アポイント情報がACALLの管理画面に反映されたことを確認します。ガルーンより作成したアポイントの場合はタイトルの左にガルーンのマークが表示されます。(反映に5分ほどかかる場合があります。)

注記:ACALL管理画面よりイベントを変更することは不可となります。変更する場合はガルーンより変更をお願いします。

応接・会議室状況を確認する

ACALL管理画面の応接・会議室状況を確認します。ガルーンより作成したアポイントの場合はガルーンのマークが表示されます。

注記:プレミアムプラン・シェアオフィスプラン・エンタープライズプランのみACALL管理画面上で応接・会議室状況を確認できます。

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